企業環保檔案應與企業現狀相符

　　建立環保檔案是環境保護的基礎性工作，但是筆者在工作中發現，不少企業的環保檔案常年不更新，已不能真實反映企業環保情況。

　　當前，在企業環保檔案管理中主要存在以下問題。一是一些地方環保部門和企業領導對環保檔案管理工作不重視，管理不到位，對檔案不及時進行更新，導致環保檔案資料的準確性、連續性和完整性受到影響。二是環保檔案管理缺乏專業人員，人員水平參差不齊、流動性大。兼職人員由于缺少檔案管理專業知識和技能，對檔案資料的收集、整理和存檔，特別是檔案更新，不能夠按照規范要求操作，造成新材料補充不及時、有用資料缺失、部分資料混裝等，給檔案管理工作帶來隱患。三是環保檔案管理方法滯后，缺乏現代化管理手段。環保檔案管理工作具有較強的專業性和程序性，如果不及時學習和采用高效現代化管理手段，就會造成檔案管理工作可操作性不強、針對性較差、更新不及時等后果。尤其是一些檔案管理人員對電子檔案的存儲管理和信息安全缺乏較強的操作能力，對現代化管理手段的學習和掌握程度不夠，阻礙了現代化環保檔案管理工作的開展。

　　上述問題的出現，主要是對環保檔案重視不夠，更新不及時。建議經常更新，把“死檔案”變成“活檔案”，做到環保檔案與企業現狀相符。

　　首先，加大企業環保檔案的更新頻率。作為企業環保檔案重要內容的環境統計，建議由過去一年只統計一次變成一季度一次，甚至兩個月更新一次。特別是當企業環保狀況發生重大變化時，要及時更新、補充新內容。

　　更新企業環保檔案要規范操作。建議把《環境保護法》提出的一些新要求補充進來。如要求企業建立環境保護責任制、制定環境應急預案等，將這些也納入企業環保檔案之中。

　　建立檔案更新制度。應將環境監察人員和其他環保部門工作人員發現有關企業環保檔案需要更新的內容，及時告知統計人員，進行環保檔案更新。

　　其次，進一步提高企業環境意識，促使其積極、主動地更新環保檔案，并上報當地環保部門同步更新。同時，建議上下聯動，下一級環保部門的環保檔案更新后，也要及時報上一級環保部門存檔。

　　第三，引進新技術，對企業環保檔案進行管理并及時更新。采用電子計算機技術進行檔案電子化管理，可以自編或購買相關檔案管理軟件，建立基礎數據庫，然后利用軟件及時更新。需要提醒的是，環保檔案電子化管理一定要做好備份，防止感染病毒等意外情況發生。更新是檔案管理的基本功，關鍵要靠管檔人員的責任心和相關部門及員工的檔案意識。

　　第四，由多部門分別管理、零散存檔，逐步規范成一個部門統一管理。目前，環境檔案管理尚未統一。有的地方是環保信息中心負責，有的是局機關工作人員在做，也有的是監測人員在做。不少地方的環保檔案散落在各科室，如有的環評審批文件由審批部門管，危險廢物由污染控制部門管，應急預案由應急中心管。建議企業環保檔案管理由多部門分別管理、零散存檔，逐步規范成由一個部門統一管理。