在課題組內部設立專門的科研秘書并不是新鮮事，科研秘書能夠在很大程度上緩解科研人員被經費申報、報銷等繁瑣管理程序的拖累，然而這一身份依然面臨著“缺乏保障”的尷尬。
“現在的科研團隊越來越像一個個小企業，面對繁雜的財務問題，為什么不能像企業一樣明確設置相應的崗位？”發出這樣呼聲的科學家并不在少數，“減負”成為他們共同的心愿。
回放 疲于應付的科學家
“我們曾經鬧過一個笑話。”中科院大連化學物理研究所研究員張華民告訴《中國科學報》記者，由于測試設備沒有配備處理數據的計算機，沒經驗的他直接購買了一臺，結果因為科研經費不能用于購買電腦，項目結題時財務審查扣除了這筆費用。
2015年前剛從日本回國時，張華民很快拿到了數額不菲的項目經費，卻難以適應國內的經費管理模式。情急之下，他火速招聘了一位科研秘書負責相關事宜，使自己得以從繁瑣的事務性工作中脫身。
“這個崗位特別重要，發揮了很大的作用，這十多年來，近2億元的項目經費從來沒出過大問題，驗收都很順利。”談起自己的科研秘書，張華民不乏溢美之詞。
如今，項目完成了一茬又一茬，學生畢業了一撥又一撥，而這位科研秘書除了負責報銷，還要負責科研經費的概算、預算，經費的日常使用管理，項目結題的經費決算等其他各種繁雜的事務，漸漸成為課題組中最不可或缺的“大管家”，甚至成為“組里很忙的人”。
追訪 體制邊緣的科研秘書
但是，并非所有人都如張華民這般幸運。
“有專職的科研秘書當然最好，問題是招不到合適的。”一位不愿意透露姓名的高校教師告訴《中國科學報》記者，由于沒有固定的經費來源，又沒有學校的正式崗位，他一直未能招到滿意的人員。
“今年去東京大學訪問時，接待我的教授一個人配了4個秘書，分別負責不同事務，連接待來訪人員都有專人。”談起“他山之石”，這位教師不無羨慕。
實際上，在發達國家，為教授配備科研秘書的制度較為普遍。而在國內高校中，據記者了解，由校方招聘的科研秘書一般隸屬于院系，而非某教授或課題組。
“這同高校以教學為主的特點有關，一般科研型的教授才會有科研秘書，但基本是從自己的經費中出工資。”杭州師范大學認知與腦疾病研究中心副主任臧玉峰在接受《中國科學報》記者采訪時說。
在科研院所中，這個問題相對更容易解決。張華民表示：“從制度上說，國家項目是不能出人員費的，我們有橫向合作經費的好一些。”
除了經費來源，在管理體制上，科研院所也更為靈活完善。
記者從中科院大連化學物理研究所了解到，該所不僅為每個課題組都配備了科研秘書，近兩年還在大的研究室設立了行政辦公室，建立起科研和管理之間的銜接部門。而在研究所層面，也將項目、基金、知識產權、院地合作、獎勵等事務分配給專人管理。可以說，科研分工不斷走向專業化、職業化運作。
點評 體制和思維待改變
為了更好地管理科研經費，中國科學院上海藥物研究所也進行了改革。據全國政協委員、中科院上海藥物研究所研究員蔣華良介紹，該所從去年開始由科研處和財務處合作，設立了幾位專門的科研秘書，將各課題組的經費報銷等事務統一管理，不僅節約了人力還提高了效率。此外，所里還成立了專門的知識產權事務處。
蔣華良告訴《中國科學報》記者，現在研究組里鮮有學術型秘書，幾乎都是管經費的科研秘書。“科研分工細化已經形成一種趨勢，但是想改變現有習慣很難。”
而在高校中，最大的問題就是招人。
在華東理工大學教授、全國政協委員藍閩波的研究室里，財務報銷等事務性工作由多位老師分擔。他告訴《中國科學報》記者：“老師們也有意見，畢竟這是在正常科研工作之外的工作，確實費時間和精力。”
藍閩波指出，按照現在國家對行政編制的管理辦法，高校很難為每個課題組配備專職科研秘書。在現有體制之下，他建議采用日本的做法——招聘兼職的臨時工，“如果項目經費允許聘請臨時輔助人員，也是一種解決方案”。
對于高校中科研秘書未能普及的原因，藍閩波認為，同中國科學院相比，前者采用PI制，課題負責人說了算，招人權限在PI手上；而高校的招人權限屬于學校而非教授。同時，在目前的科研經費管理體制中，沒有明確規定是否可以招聘科研輔助人員。
“一方面是運行模式和機制問題，一方面是理念和環境問題。”藍閩波指出，“相對可以使用的經費而言，大家更情愿招博士后，可以參與科研活動，但從理念上還沒有形成招聘輔助人員的氛圍和環境，如果形成了通用的模式和機制，在高校中理順這個問題，相信很快會普及。”